Universiteit Gent

Hoe herstructuren we het bestaande UGent intranet naar de nieuwe One Drive omgeving? Welke informatie behouden we? Hoe gaan we alles uitschrijven en uitwerken? Welke tone of voice gebruiken we? 

het gevoel

Hoe herstructuren we het bestaande UGent intranet naar de nieuwe Sharepoint omgeving? Welke informatie behouden we? Hoe gaan we alles uitschrijven en uitwerken? Welke tone of voice gebruiken we? De communicatiedienst van de Universiteit Gent vroeg tekst en beeld om een testcase uit te werken voor een onderdeel van het nieuwe intranet. Daarnaast kwam er een heldere framework en tone of voice om andere rubrieken aan te pakken. Dankzij het project kon de communicatiedienst een duidelijke briefing opstellen om het intranet te herwerken.

Zo kregen we het gezegd

  • Copywriting

    Barbara herschreef de content van de financiële dienst als testcase. De dienst is zelf verantwoordelijk voor de content die op het intranet verschijnt over betalen en betalingen doen binnen de unief. De doelgroepen zijn voornamelijk administratieve medewerkers op de faculteiten. Mensen die geen financiële achtergrond hebben dus. De bestaande teksten waren voor leken vrij ondoorgrondelijk. Dus een belangrijk deel van de tijd ging naar het toevoegen van persoonlijkheid en juice.

  • Impact

    De testcase was een succes voor de dienst communicatie, omdat het zichtbaar maakte hoeveel ongebruikte content in het bestaande systeem aanwezig was. De boomstructuur voor het volledige intranet werd op basis van uitgebreid gebruikersonderzoek opgesteld in samenwerking met AGConsult. De visualisatie van het intranet gebeurde in samenwerking met Delaware. Zij bouwden een ‘toplaag’ op maat van de UGent, die over de standaard Sharepoint gelegd werd.

  • Structuur

    Sharepoint kan je op ontzettend veel verschillende manieren structureren en visualiseren. Het bestaande intranet van de Universiteit was een vergaarbak van oude informatie, zwevende pagina’s, integraties van tools en apps. Barbara nam het intranet van de Financiële dienst als testcase, haalde alle legacy content weg, en bouwde op basis van interviews met het finance team een structuur die de medewerkers van de Universiteit gemakkelijk zouden kunnen navigeren.

Voel jij het ook?

Meer gevoel

Zeg dat zij het gezegd hebben

  • Ann, Aginco CEO

    Ann, Aginco CEO

    “Tekst + beeld heeft in de eerste plaats zeer veel energie en moeite gestopt in hun voorstel aan ons. Wij zijn met hen in zee gegaan omdat dit zeer origineel was en geen zoveelste afkooksel van een standaardofferte. Nadien bleek dat zij ook in hun aanpak zeer doortastend bleven. Het resultaat van de samenwerking was op zijn zachtst gezegd verrassend en heeft geleid tot een duurzame relatie. Het is geen "gewone" samenwerking omdat er altijd wel een verrassend element bij komt kijken. Wij krijgen altijd iets meer en iets anders en beters dan we initieel verwachtten.”

  • Ann, dienst Communicatie Universiteit Gent

    “De heldere afspraken en communicatie en de efficiënte aanpak zorgden voor een vlot verloop van het project. Zowel de copywriting als de voorstellen qua informatiestructuur waren van topkwaliteit. We werkten vlot en zorgeloos samen met Barbara. Ze stelt zich erg flexibel en ondernemend op. Onze opdracht was bij haar in goede handen en het opgeleverde werk was van hoge kwaliteit.”

  • Bart, zaakvoerder Finfacts

    “Barbara maakt duidelijke afspraken, en is open minded voor constructieve dialoog. De samenwerking was een aangenaam proces om tot een prachtig resultaat te komen.”

  • Sylvia, Citribel & MycaNova

    “Tekst en beeld heeft veel moeite gedaan om het verhaal echt goed te begrijpen. Barbara heeft een oprechte interesse in het product en het verhaal. Ze had een zeer waardevolle eigen inbreng en toch open voor wensen van de klant. Ze blijven gaan tot het goed zit!”

  • Eva, zaakvoerder Eva Janssens Bridal

    “Barbara is ontzettend sterk in het aanvoelen van haar klant.Zonder veel woorden weet Barbara keer op keer hoe ze een opdracht kan volbrengen.”

  • Eve, Rode Kruis Vlaanderen

    “Tekst en beeld stelde de goede vragen, het hielp om tot bepaalde inzichten te komen over waar we naartoe wilden met het eindresultaat. Het was een heel fijne samenwerking en het voelde direct gemakkelijk aan. Het werk ging altijd vlot met goede communicatie. Leuk om met even ijverige mensen samen te werken.”

  • Nicolas, angelet.law

    “Tekst + Beeld combineert op perfecte wijze een goed begrip van de persoonlijkheid en noden van de klant, met een vernieuwende aanpak. Eerst doorgronden ze je helemaal, en dan maken ze alles nieuw -- maar toch helemaal aangepast aan jouw profiel. Heel indrukwekkend en doeltreffend.”